Contexte et mission :

RESUME DU POSTE : Sous la supervision de la Country Logistics and Administration Manager, le/la Coordinateur.trice des Actifs et des biens (Assets and Property Controller) est responsable de la gestion, de la bonne utilisation du patrimoine de Mercy Corps en RDC Congo. Il/elle enregistre et contrôles tous les mouvements des biens assets, non-assets et les entrepôts sont organisés, disposés, tenus et gérés conformément la politique de Mercy Corps en vigueur. Il/elle assure que tous les outils et documents de gestions sont en place et effectivement mis en œuvre et que les toutes les informations sur les biens assets et non-assets sont systématiquement registrées, renseignant notamment sur les dates d’acquisitions, les prix, les marques, numéros et numéros de tag, les programmes acheteurs, les donateurs, le staff détenteur, les localisations actuelles et l’état des actifs, conformément au manuel de gestion des actifs de Mercy Corps. Il/elle est responsable de la production et de la soumission dans le délai des rapports périodiques de gestion de bonne qualité. LES FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE : Sous les conseils et la supervision du Country Logistics and Administration Manager, le/la Coordinateur.trice des Actifs et des biens sera responsable de : S’assurer que toutes les activités de gestion des assets et documentations sont en conformité avec les procédures, règles, politiques, formulaires de Mercy Corps ; Organiser et coordonner les réceptions/livraisons, assurer les vérifications, encodages et enregistrements de tous les bien nouvellement acquis dans la base de données ; Organiser, ranger et étiqueter tous les biens et équipements dans les entrepôts ; Suivre et enregistrer systématiquement tous les mouvements des biens dans les registres et mettre à jour les étiquetages physiques dans les entrepôts et mettre à jour quotidiennement la base de données de la gestion du patrimoine de Mercy Corps RD Congo ; Effectuer des inventaires, vérifications et comptage physiques périodiques et faire des réconciliations pour garantir la conformité des informations contenues dans la base de données et les réalités physiques ; Centraliser les données et Compiler les rapports hebdomadaires, mensuel et trimestriels des assets, corriger les rapports dès réception, les statuts et partage avec sa hiérarchie. Effectuer des inventaires physiques périodiques (mensuel, annuel, circonstanciel, etc.) produire des rapports d’inventaires et de gestion de bonne qualité et dans le délai ; S’assurer que tout mouvement d’assets sont systématiquement enregistrés, documenté et approuvés par les personnes autorisées. S’assure que les documents sont archivés selon les procédures Mercy Corps. S’assurer que tous les formulaires liés à la gestion des assets sont mis en place et sont à jour. S’assurer de la sécurisation du matériel et équipements Mettre à jour la base de données électronique tous les mois et fournir une copie électronique au superviseur ; une copie papier est imprimée, signée et classée dans le dossier des actifs ; Conseille ses collègues sur les directives d'utilisation des équipements de Mercy Corps. RESPONSABILITES EN MATIERES DE PROTECTION Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail. Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l'équipe. Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options. RESPONSABILITE DE LA SUPERVISION Responsabilité de supervision : Gestionnaire Pays de la Logistique et de l’Administration Travaille directement avec : L’officier des Assets et Biens Rend compte directement : : Collabore au quotidien avec tous les logisticiens de Mercy RDC des différentes bases, les chefs de bases, l’équipe finance, les équipes programmes et l’équipe Ethics & Compliance. Collaborer directement avec l’équipe Approvisionnements pour les vérifications, contrôles de qualités et les recépions/livraisons des nouvelles acquisitions. RESPONSABILITES ENVERS LES PARTICIPANTS ET LES INTERVENANTS Les membres de l'équipe Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets de terrain.

Profil recherché :

QUALIFICATIONS MINIMALES ET COMPETENCES TRANSFERABLES 

• Avoir un diplôme d’études supérieures de niveau d’au moins bac + 3 en gestion logistique, gestion financière ou comptable, administration des affaires, gestion des entreprises ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience en gestion logistique, la gestion des ressources/gestion du patrimoine ou de gestion des actifs ou la gestion financière et comptable en milieu des ONG ou organisations internationales ;
• Avoir une bonne connaissance de la réglementation des bailleurs de fonds internationaux, notamment USAID, ECHO, FCDO, SDC… en matière des assets et des ressources ;
• Avoir une très bonne maitrise de MS Office (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et de la gestion de bases de données ;
• Avoir une très bonne connaissance du français parlé et écrit, une bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit est un atout ;
• Être organisé (e), méthodique et rigoureux.

 

FACTEURS DE SUCCÈS :

• Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs.
• Un haut niveau d’intégrité personnelle, honnêteté et transparence dans toutes les opérations.
• Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes.
• Un esprit créatif, de proposition et de proactivité.
• De fortes capacités organisationnelles.