Contexte et mission :

RESUME DU POSTE : L’Analyste des Incidents de Sécurité servira de fonction centrale de triage et d’orientation pour le rapportage des incidents sur toute la mission RDC. Le rôle vise à réduire le volume de rapports d’incidents bruts envoyés directement à la direction de la sécurité, améliorer la qualité et la cohérence de la chaine de communication des incidents, et garantir que les incidents sont dirigés vers le bon point focal selon la gravité, la nature et l’action requise. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec le Gestionnaire Pays des Opérations de Sécurité & Sureté pour soutenir un système de gestion des incidents plus structuré et renforcer le flux de communication entre les sites terrain, le management pays et la région. CONTEXTE ET JUSTIFICATION : La direction sécurité reçoit actuellement un volume élevé de rapports d’incidents de tout le pays, y compris des incidents mineurs qui pourraient être gérés au niveau terrain. Dès lors, un mécanisme de triage structuré est nécessaire, appuyé par un organigramme clair ou un arbre de décision basé sur la nature et la gravité de l’incident, afin que les incidents puissent être orientés de manière appropriée et traités plus efficacement. Par ailleurs, il est à noter que des analyses régulières, de meilleurs protocoles d’escalade et un flux de communication amélioré entre les bases et les niveaux pays/régional sont requis pour réduire les doublons et améliorer l’anticipation. OBJECTIFS CLES DU POSTE : 1.Assurer une revue et un triage de première ligne pour tous les rapports d’incidents reçus des sites terrain. Classifier les incidents par gravité, urgence, lieu et catégorie thématique. Orienter les incidents vers la fonction appropriée : sécurité, opérations, programmes, RH, protection, conformité ou la direction de sécurité. Assurer la transmission immédiate des incidents critiques vers les décideurs appropriés. Appuyer la structure sécuritaire avec un suivi organisé des incidents, l’analyse des tendances et le suivi. Améliorer la discipline de rapportage et proposer des actions correctives le cas échéant. Contribuer à l’analyse sécuritaire pays périodique en consolidant les données d’incidents et les leçons apprises. Prendre des initiatives créatives en même d’apporter une amélioration dans la gestion des incidents de sécurité. CHAMP D’APPLICATION Le rôle couvre tous les incidents signalés affectant le personnel, les biens, les locaux, les programmes, les déplacements, les relations communautaires, l’accès et la continuité opérationnelle sur toutes les bases de la mission. RESPONSABILITES ESSENTIELLES : RECEPTION DES INCIDENTS ET GESTION DU REGISTRE Recevoir les rapports d’incidents des bases et autres sources internes via les canaux convenus, y compris email, téléphone, WhatsApp, formulaires ou modèles de rapportage. Enregistrer chaque incident dans le tracker d’incidents centralisé dans les délais convenus. Vérifier que les informations minimales de rapportage sont capturées : qui, quoi, quand, où, impact, actions immédiates prises et besoins en attente. Relancer la base ou le point focal rapporteur quand les informations sont incomplètes. TRIAGE ET CLASSIFICATION Réaliser le filtrage de premier niveau de tous les rapports d’incidents. Catégoriser les incidents par type : sécurité, accès, criminalité, interaction avec acteur armé, préoccupation de faute du personnel, mouvement routier, perturbation opérationnelle, tension communautaire, problème de locaux, préoccupation information ou cyber. Attribuer un niveau de gravité selon la matrice : Niveau 1 : Mineur - incident gérable au niveau terrain avec notification de routine. Niveau 2 : Modéré - incident nécessitant une information du bureau pays et un suivi. Niveau 3 : Sérieux - incident nécessitant une action immédiate au niveau pays et une notification du management. Niveau 4 : Critique - incident nécessitant une communication immédiate vers la direction de la sécurité et éventuellement un appui régional. Appliquer les protocoles d’orientation basés à la fois sur la gravité et la nature de l’incident. PARTAGE ET ORIENTATION Conformément au mémo de rapportage des incidents : Communiquer immédiatement les incidents critiques et sérieux aux personnes appropriées. Orienter les incidents non sécuritaires vers les fonctions pertinentes tout en gardant la sécurité en copie si nécessaire : Contraintes d’accès programme → programmes et management de zone. Perturbations opérationnelles → opérations/logistique. Préoccupations RH ou bien-être du personnel → RH. Préoccupations de protection ou de faute via les canaux confidentiels appropriés. S’assurer que les équipes terrain savent si un incident est clôturé au niveau terrain, escaladé pour appui pays, ou référé à un autre département. CONTROLE QUALITE DES INCIDENTS Faire la revue des rapports pour cohérence, clarté et exploitabilité. Standardiser les résumés d’incidents avant le partage si nécessaire. S’assurer que les incidents graves ne sont pas retardés à cause d’un mauvais formatage ou d’un reporting incomplet. Promouvoir l’utilisation du modèle de reporting d’incidents et de la logique d’orientation convenus. SUIVI DES ACTIONS Suivre les actions découlant des incidents jusqu’à clôture ou transfert. Maintenir une matrice de suivi active montrant le responsable de l’incident, l’étape suivante, l’échéance et le statut actuel. Rappeler aux points focaux les actions en retard et les recommandations non résolues. Signaler à Gilbert et aux managers concernés les incidents répétés, les actions correctives en retard et les problèmes structurels non résolus. APPUI A L’ANALYSE ET AU RAPPORTAGE Elaborer les rapports d’incidents hebdomadaires et/ou bimensuels le management pays. Contribuer aux sessions d’analyse régulières en consolidant les schémas d’incidents, les points chauds et les déclencheurs récurrents. Comparer les incidents rapportés avec les sources de contexte externes, y compris INSO et autres intrants d’analyse disponibles. Identifier les tendances liées au sous-reporting, sur-reporting, lieux récurrents, acteurs récurrents et goulots d’étranglement de réponse. DEVELOPPEMENT SYSTEME ET AMELIORATION DES PROCESSUS Aider à développer et maintenir l’arbre de décision ou mind map de triage des incidents discuté lors de la réunion. Aider à définir le flux de communication de la base au niveau pays et du pays à la région. Appuyer le développement ou la révision des SOP, matrices d’escalade et modèles de rapportage Former les points focaux terrain et équipes de base sur les seuils de rapportage, délais et attentes d’orientation. LIVRABLES : Registre d’incidents centralisé tenu à jour et contrôlé en qualité. Matrice de gravité des incidents et arbre de décision d’orientation finalisées et utilisés. Résumé d’incidents hebdomadaire ou bimensuel partagé avec le management désigné. Résumé analytique mensuel mettant en évidence les tendances, leçons et problèmes récurrents. Procédure Opérationnelle Standard ou guide de référence rapide mis à jour pour le rapportage et l’escalade des incidents. Système de classement prêt pour transfert pour les dossiers d’incidents et le suivi des actions. RESPONSABILITES EN MATIERE DE PROTECTION Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail. Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l'équipe. Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options.

Profil recherché :

QUALIFICATION MINIMALE ET COMPETENCES TRANSFERABLES

• Formation : Diplôme universitaire ou expérience équivalente en gestion de la sécurité, opérations humanitaires, sciences politiques, études de conflits, gestion de l’information ou domaine connexe.
• Expérience : Minimum 3 ans d’expérience en sécurité humanitaire, opérations, gestion d’incidents, accès ou coordination d’urgence.
• Forte capacité à analyser rapidement l’information et à distinguer entre incidents mineurs, sérieux et critiques.
• Expérience dans la tenue de trackers, registres ou bases de données opérationnelles.
• Excellentes compétences de communication écrite et de rapportage concis en français fortement préféré en contexte RDC.
• La connaissance d’anglais, du Swahili et du Lingala est un grand atout.
• Capacité à gérer des informations sensibles de manière confidentielle et à appliquer le principe du besoin de savoir.
• Bon jugement sous pression et capacité à escalader rapidement si nécessaire.
• Solides compétences de coordination et relationnelles.
• Grande capacité en triage et priorisation, gestion de l’information, pensée analytique, bon jugement, confidentialité et discrétion, coordination transversale, souci du détail, capacité à travailler sous pression.