Contexte et mission :

RESUME DU POSTE : Sous la supervision du Chef d'équipe Achats GNK & ITURI, l’Officier(ière) acheteur sera responsable du traitement de toutes les demandes d’achats envoyées par les différents départements et programmes de Mercy Corps Bunia, selon les différents seuils prévus par les Procédures et Politiques d'Achats terrain (FP3-Pro Source) de Mercy Corps. L’officier(ière) acheteur aura la charge du traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la demande d’achat et le paiement du fournisseur par le département des finances, dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties prenantes. Par cela, il/elle est le/la garant(e) de la représentation de Mercy Corps auprès des fournisseurs et du respect de la législation et des règlements en vigueur en RD Congo. RESPONSABILITES ESSENTIELLES : Assurer l’intégrité et la transparence des achats Assurer une compétition juste et équitable entre les fournisseurs, et adhérer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en respectant les points ci-dessous : Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur ; Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des cotations ; Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs/fournisseurs ; Toujours accorder une réception prompte, courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ; Autant que possible, expliquer clairement aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises retournées ou de non-attribution des marchés auxquels ils avaient postulé. Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs. Tenir informés les fournisseurs/vendeurs sur les procédures Mercy Corps et sur toutes nouvelles exigences de l’organisation. Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement de demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps : Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur ; Expliquer de façon claire, précise et de façon égale à tous les fournisseurs/prestataires sollicités les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés ; Collecter les cotations en nombre suffisant afin de garantir la concurrence entre les fournisseurs/prestataires, à travers le système SAP Ariba (ProSource) Effectuer l'enregistrement (par procuration) des cotations reçues hors du système Prosource pour les fournisseurs non enregistrés sur SAP Ariba. Garantir la transparence et l’aspect consciencieux du choix des fournisseurs contactés pour la récolte de cotations ; Assurer et faciliter la préparation des évaluations de cotations et des équipes d’évaluateurs à travers le système SAP Ariba (ProSource) Appuyer les demandeurs et/ou les membres des équipes d’évaluateurs dans le processus d’évaluation sur ProSource, de leurs fournir des explications claires afin de favoriser une analyse objective des cotations reçues ; Orienter et assurer que le choix du fournisseur n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo et au sein de Mercy Corps ; En collaboration avec le Chef d’équipe des Achats Grand-Nord et Ituri, coordonner la distribution, la réception, l’ouverture et l’évaluation des offres de passation de marchés ; Produire un rapport hebdomadaire des commandes ; Appuyer le Chef d’équipe des Achats Grand-Nord et Ituri dans la mise à jour de la liste des prix et de la base des données des fournisseurs à travers des études de marchés régulières afin de s’assurer que le rapport qualité/prix offert par les fournisseurs soient dans l’intérêt de Mercy Corps ; Préparer les contrats d’achat et les soumettre au département légal pour la revue et s'assurer de l'approbation appropriée conformément aux politiques de Mercy Corps ; Traiter toutes les demandes d’achat selon les seuils tout en respectant le délai imparti dans les procédures d’achats FP3 Pro Source ; S’assurer que tous les documents d’achat et toutes les approbations soient réunis avant la soumission des dossiers d’achat à la finance. Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats Assurer un suivi et une actualisation régulière du tableau de suivi des achats et le partager à tous le personnel de la base de Bunia chaque semaine ; Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ; Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ; Informer son-sa superviseur(e) dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées. Autres Tâches : Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie. Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC Assurer les intérims du département des achats demandés par son-sa superviseur(e). Assurer des déplacements sur le terrain dans le but d’appuyer certaines interventions spécifiques. Responsabilités en matière de protection Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail. Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l'équipe. Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options. Responsabilité de la supervision Directe : N/A Relève directement de : Chef d'équipe Achats GNK & ITURI Fonctionne directement avec : Deputy Procurement Manager, Country Procurement Manager, Gestionnaire Pays des Opérations des Bases, Chef de Base Bunia, les autres Officiers(ères) achats, l’équipe Logistique, les départements Programmes et Support, ainsi que toute personne du département des achats ou impliquée dans le processus d’approvisionnement. Responsabilisation envers les participants et les intervenants Les membres de l'équipe Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets de terrain.

Profil recherché :

Qualification minimale et compétences transférables

• Avoir un diplôme universitaire en logistique, comptabilité, finances, gestion, économie ou tout autre diplôme/certificat équivalent ;
• Avoir au moins entre 1 et 3 ans d’expérience en logistique et achats dans un contexte d’urgence à l’Est de la RDC de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire OU deux ans d’expérience sur le même poste ;
• Avoir une expérience de travail en Ituri et résider à Bunia
• Une expérience pratique du système SAP Ariba Procure-to-Pay (P2P) est un atout. Le candidat doit démontrer des compétences avérées en matière de navigation dans le système ;
• Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données ;
• Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais et la langue locale est un plus ;
• Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.