Contexte et mission :

RESUME DU POSTE : Le/la Coordinateur(trice) des opérations de la sous base assure des responsabilités de supervision, de coordination, de gestion et de représentation. Il, elle veille au bon fonctionnement de l’antenne par la coordination et la supervision des opérations quotidiennes, l’anticipation des besoins pour le fonctionnement de la sous base, l’appui des activités des programmes et la supervision des équipes sur le terrain, la bonne gestion des ressources matérielles et financières, la gestion des aspects sécuritaires et la bonne intégration de Mercy Corps au sein des communautés locales et auprès des autorités administratives de la zone Kavumu -Katana. Il,elle est le,la garant(e) de l’application et du respect strict du Code de conduite et de toutes les politiques de Mercy Corps par l’ensemble du personnel travaillant dans la zone responsabilité. RESPONSABILITES ESSENTIELLES : Assurer la bonne gestion de la sous base(antenne) via la supervision des Opérations (Administration, logistique, achats, finances et ressources humaines) afin de soutenir au mieux les activités du projet K-FLOW dans un climat de travail confortable et professionnel. Appuyer le suivi du contexte sécuritaire avec l’officier accès -sécu de la sous base. Assurer le soutien quotidien à la mise en œuvre du projet, le suivi des activités mises en œuvre depuis sa zone d’intervention. En étroite collaboration avec les Gestionnaires de Programme, il apporte son appui à l’atteinte des objectifs du projet dans le respect des normes, du temps, du budget et selon les standards de qualité de Mercy Corps. Assurer la supervision administrative du personnel Support de sa Sous-base (son antenne). Assurer la représentation de Mercy Corps dans sa zone de responsabilité. Supervision des Opérations Administration, Ressources Humaines et Logistique Assurer la régularité de toutes les transactions logistiques notamment la gestion des biens incluant les petits matériels, les équipements, les véhicules, les consommables véhicules (carburants, lubrifiants et pièces de rechange. Superviser l’élaboration des rapports logistiques mensuels (inventaire de magasins, consommation de carburant, entretiens et réparations), vérifier leur conformité et en assurer la régularité avant leur envoi à la coordination (à Goma). Veiller à la bonne gestion et maintenance des véhicules, superviser les déplacements et la bonne gestion du carburant S’assurer que les mouvements de la sous base vers le terrain et la coordination (à Goma) sont bien planifiés et exécutés S'assurer que tous les membres de l'équipe de l’antenne comprennent et se conforment aux politiques Mercy Corps, au Code de Conduite de l’organisation et au règlement d’ordre intérieur Superviser les personnels des opérations de la sous base, en étroite collaboration avec les responsables des départements à Goma et organiser leur évaluation annuelle de performance En étroite collaboration avec les responsables en poste à Goma, suivre le personnel technique du projet pour soutenir la qualité et le bon déroulement des activités Sécurité Maintenir des contacts quotidiens avec le manager de la sécurité basé à Goma et avec son superviseur (Gestionnaire pays des opérations des bases) pour la planification et l’autorisation des mouvements Recevoir, informer et prendre en charge les visiteurs Mercy Corps dans sa zone d’action S'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent et se conforment aux politiques sécuritaires de Mercy Corps Surveiller le contexte et la situation en matière de sécurité en entretenant notamment des réunions régulières avec les autorités locales et les acteurs humanitaires dans la zone du projet Participer aux réunions sécurité, notamment OCHA, INSO et fournir à la direction de Mercy Corps des rapports réguliers sur la situation sécuritaire S’assurer de la bonne performance de la société de gardiennage contractée pour la protection du bureau Avec l’appui des responsables de l’accès, sécurité et des opérations à Goma, développer et mettre en place un plan de sécurité local incluant un plan de contingence pour la base Appui aux approvisionnements et aux finances S'engager avec les gestionnaires du projet pour le suivi du plan d'approvisionnement pour sa sous base(antenne) Valider les demandes d’achats locaux en fonction de son niveau d’autorité (voir Matrice d’autorités) et préparer/valider les demandes d’achats adressées à Goma. Superviser le bon fonctionnement du circuit d’approvisionnement et assurer que l’antenne est ravitaillée dans les délais, que la documentation est conforme, que le produit est livré au destinataire final dans les meilleurs délais Assurer une communication continue entre le projet et l’officier des achats basé à Goma pour garantir une bonne planification de tous les achats engagés au niveau de la sous base Assurer une utilisation maximale des accords-cadres de sa sous base (son antenne). S'assurer que tous les contrats et conditions contractuelles sont respectés par le fournisseur et Mercy Corps et qu’ils respectent la législation locale S'assurer que les procédures d’achats sont suivies conformément aux exigences de la politique de Mercy Corps et s’assurer que les achats sont effectués de façon éthique Appuyer et accompagner les mouvements de trésorerie du bureau national vers le terrain selon les besoins, en étroite coordination avec le Manager Financier Assurer que le personnel financier sur la sous base/Antenne respecte le règlement, les politiques et procédures de Mercy Corps, et se comporte de manière professionnelle en toutes circonstances Participer aux évaluations du personnel financier sur sa sous base(antenne) en collaboration avec les responsables financiers basés à Goma.

Profil recherché :

Qualification minimale et compétences transférables

• Diplôme universitaire ou équivalent ;
• Prouver d’une parfaite connaissance de la zone et de ses enjeux, et disposer de l’expérience de travail ou de résidence dans la zone.
• Avoir une expérience d’au moins 2 ans comme coordinateur des opérations terrain ou de responsable de sous-base dans une organisation internationale dans le Kivu
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans les opérations ou en logistique ou en finances, en administration et ressources humaines à un niveau relativement élevé
• Expérience dans la gestion des équipes
• Compétences informatiques (Excel, Word, etc.)
• Bonne capacité d’analyse et sens de l’organisation
• Capacité à s’engager et d’interagir avec les autorités locales et autres représentants gouvernementaux

Le candidat doit avoir de la patience, de l’enthousiasme, faire preuve de diplomatie. Avoir des compétences en français dans la communication verbale et écrite, multitâches, des compétences organisationnelles et de priorisation sont nécessaires. Avoir des compétences basiques de communication en kiswahili. L’attention démontrée aux détails, la capacité à suivre les procédures, à respecter les délais et à travailler de façon autonome et en collaboration avec les membres de l’équipe sont nécessaires. Les compétences en informatique avec une forte familiarité avec Microsoft Word et Excel sont obligatoires. Le candidat doit être prêt à voyager et travailler dans des conditions difficiles et sous stress.