Contexte et mission :

RESUME DU POSTE : Sous la supervision de l’Officier Ressources Humaines, l’Assistant (e) Ressources Humaines appuie son superviseur dans la gestion des opérations des ressources humaines des employés basés à Bunia et s’assure que cela est en concordance avec les procédures et politiques de Mercy Corps. Il/Elle donne également un appui à l’équipe d’acquisition des talents du bureau national et travaille comme point focal de deuxième niveau pour les questions RH pour la base de Bunia. RESPONSABILITES ESSENTIELLES : Appui dans la Gestion de contrats des employés : S’assurer que les contrats et avenants des employés de sa base sont à jour et qu’ils sont signés par toutes les parties et visés par l’ONEM ; S’assurer que les différentes correspondances sont gérées d’une manière efficace (Signature des accusés de réception aux lettres, notifications des contrats, etc.) ; S’assurer que les formulaires d’action du Personnel (PAF : Personal Action Form) sont signés dans le délai et retourner au bureau national pour la récolte d’autres signatures. Veiller à ce que tous les dossiers personnels disposent des descriptions de tâches à jour et signés. S’assurer que l’archivage est fait d’une manière systématique à la fois physiquement et électroniquement. Appui dans la Gestion des Journaliers : Préparer les contrats de travail des journaliers après vérification de la complétude des dossiers soumis ; S’assurer que les avenants aux contrats journaliers sont soumis à temps ; S’assurer que les demandes de paiement sont soumises dans le délai et que le suivi est fait. Appui dans le processus de recrutement : Appuyer le service d’acquisition des talents dans l’affichage et publications des offres d’emploi pour la base de Bunia et faire un suivi pour l’obtention des visas à l’ONEM ; Appuyer le service d’acquisition des talents dans l’organisation des tests et entretiens pour les candidats de Bunia ; Appuyer le service d’acquisition des talents dans l’affichage des invitations aux candidats, et/ou les descentes sur le terrain pour les vérifications de références professionnelles en cas de besoin Donner un appui administratif dans la signature des offres de postes par les candidats retenu(e)s et la récolte des pièces administratives RH à envoyer au service d’acquisition des talents pour l’archivage centralisé et la contractualisation selon la procédure établie. Appui dans la Gestion de soins médicaux : Appuyer dans le dépôt des listes des employés et leurs dépendants aux structures contractées ; S’assurer que toutes les factures mensuelles de soins sont payées dans le délai raisonnable ; S’assurer que les factures de remboursement soumises par les employés sont transmises à l’Officier RH pour analyse et traitement. Appui dans la préparation de la paie et la gestion des relations avec la CNSS : S’assurer que tous les employés ayant des enfants légitimes bénéficient des allocations familiales selon la loi en vigueur ; S’assurer que tous les employés de sa base sont immatriculés à la CNSS ; Appuyer l’Officier RH dans la préparation des éléments de changements du mois dans le cadre de la préparation de la paie ; S’assurer que les bulletins de paie sont signés par les employés et retournés au bureau national pour l’archivage centralisé après scan ; Appuyer les employés qui ne disposent pas des laptops dans la soumission de leurs feuilles de temps via Databasics. Appui dans le suivi des activités d’intégration et de fin de service des employés de la base : Appuyer les nouveaux employés à compléter les formations obligatoires d’intégration à Mercy Corps dans le délai idéal ; Assurer l’organisation logistique des séminaires d’induction au niveau de la base de Bunia ; Appuyer dans le suivi de la fixation des objectifs des performances de fin de période d’essai et la passation des évaluations des performances y relatives ; S’assurer que les évaluations de performance de fin contrat sont faites dans le délai et que le mail d’exit est envoyé aux employés qui quittent l’organisation dans le délai. Suivi des déclarations étatiques : S’assurer que les déclarations de mouvements de travailleurs de sa base sont visées par l’ONEM et la Division de l’Emploi & Travail dans le temps requis ; S’assurer que les contrats et avenant sont visés à par l’ONEM ; S’assurer que les demandes d’immatriculation sont déposées à la CNSS dans le délai ; S’assurer que les déclarations de compositions familiales (F6) et les déclarations prénatales et post-natales sont faites dans le délai à la CNSS. Responsabilités en matière de protection Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail. Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l'équipe. Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options. Responsabilité de la supervision Directe : NA Relève directement de : Officier Ressources Humaines Fonctionne directement avec : Tous les services supports et programmatiques de la base de Bunia Responsabilisation envers les participants et les intervenants Les membres de l'équipe Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets de terrain.

Profil recherché :

Qualification minimale et compétences transférables

• Diplôme Universitaire dans le domaine de RH, Economie ou Gestion ;
• Avoir au moins 1 ans d’expérience significative dans la GRH, de préférence avec une ONGI ;

• Expérience significative dans la coordination, communication et conformité avec la législation de la RDC relative au travail ;

• La capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois ;
• Excellentes compétences en Informatique (SharePoint, Microsoft Word, Excel, Outlook, etc.) ;
• Capacité de travailler avec une équipe multiethnique ;
• Maîtriser, savoir interpréter et appliquer le code du travail de la RD Congo ;
• Maîtrise du Français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit (obligatoire) ;
• Des compétences rationnelles et une aptitude excellente en communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation ;
• Bon sens des détails.
• Avoir sa résidence à Bunia (poste local)

Facteurs de succès

• Une excellente connaissance et une compréhension claire de lois et éthique en matière de GRH (y compris le Code du Travail) est exigée ;
• La volonté et l’habilité absolu d’adhérer et s’assurer que tout le personnel adhère aux politiques et procédures de MC et des donateurs est essentiel ;
• Une attention aux détails et un goût pour les chiffres est exigée ;
• A l’aise dans les calculs sous Ms-Excel ;
• L’habilité prouvée d’interagir efficacement avec le personnel national et international est demandée ;
• À l’aise dans la manipulation et analyse de données quantitatives et qualitatives ;
• Faire preuve de créativité est essentiel ;
• La confidentialité et l’intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire ;
• Une approche de bon service, et la pro activité sont les attributions nécessaires ;
• Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches à la fois dans un délai requis sans supervision est fortement demandée ;
• L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.